APM

 photo APM_zps5xdz3zet.gif Dalam rangka meningkatkan kapasitas pejabat fungsional tertentu (PFT) di lingkungan Inspektorat Kabupaten Banjar, maka perlu penguasaan materi keilmuan non audit dalam bidang pekerjaannya. Hal ini dikarenakan penugasan pengawasan telah berkembang sedemikian rupa sehingga PFT baik auditor, Pengawas Pemerintah maupun Auditor Kepegawaian bukan sekedar seseorang dengan keahlian tertentu, melainkan dapat berperan sebagai konsultan dan menjadi problem solver / pemecah masalah atau pemberi solusi bagi unit kerja di lingkungan Pemerintah Kabupaten Banjar. Demikian pesan inspektur dalam Pelatihan Kantor Sendiri (PKS) tentang Analisis Pemecahan Masalah (APM) dengan narasumber Indriana, SE, MSi selaku Auditor Ahli Muda di Inspektorat Kabupaten Banjar.

Masalah (problem) adalah suatu deviasi antara yang seharusnya (should) terjadi dengan suatu yang nyata (actual) terjadi, sehingga penyebabnya perlu ditemukan dan diverifikasi. Dalam menjalankan tugas sehari-hari, apa pun bidang tugasnya, ketika menghadapi masalah, terdapat empat pertanyaan pokok yang selalu muncul: Masalah apa yang sedang dihadapi? Mengapa masalah itu terjadi? Tindakan apa yang harus diambil? Bagaimana memastikan rencana terlaksana?

Pemecahan masalah merupakan proses berpikir mengikuti pola, input – process – output. Masukan (input) adalah informasi. Informasi yang masuk diolah untuk menghasilkan keluaran (output). mutu keputusan seharusnya dapat ditingkatkan bila aspek masukan dan prosesnya diperbaiki. Proses berpikir yang bermutu adalah proses berpikir yang sistematis dan rasional.

Untuk itu diperlukan alat dan metode analisis masalah yang sesuai dengan masalah yang dihadapi. Jika ingin mengetahui masalah yang sedang dihadapi, metode yang digunakan adalah Analisis Situasi. Jika ingin mencari sebab, Analisis Persoalan yang dipakai, jika ingin mengambil keputusan, gunakan Analisis Keputusan, dan terakhir jika ingin mengamankan pelaksanaan rencana, pakailah Analisis Persoalan Potensial.  

Langkah –langkah dalam analisis masalah terlebih dahulu dilakukan dengan menentukan tujuan yaitu menentukan target tanpa mencampuradukkan apa yang ingin dicapai dan apa yang ingin dilakukan. Kemudian dilanjutkan dengan mengumpulkan fakta yaitu dengan mempelajari catatan-catatan yang relevan, peraturan dan kebiasaan yang berlaku, membicarakan dengan orang yang bersangkutan untuk mengetahui pendapatnya.

Dengan mempertimbangkan fakta, maka dapat ditentukan tindak lanjut yang harus diambil dengan menghubungkan fakta yang satu dengan yang lain. Membuat keputusan sebagai tindak lanjut perlu mempertimbangkan siapa yang harus mengambil tindakan, siapa yang perlu diberi informasi tentang keputusan yang akan diambil dan menetapkan waktu yang tepat untuk melaksanakan tindakan yang telah diputuskan.

Melakukan tindakan sebagai konsekuensi dari pengambilan keputusan harus selalu dimonitor dan dievaluasi pelaksanaannya untuk mengetahui apakah tujuan tercapai dan dampak perubahan-perubahan sikap dan hubungan antar satu pihak dengan pihak lain. Demikian beberapa materi yang disampaikan oleh Indriana, SE, MSi selaku narasumber untuk PKS APM.