e-PUPNS

 photo e-PUPNS_zpsq7cs0cku.gif
Sebagai upaya mewujudkan database kepegawaian yang lengkap dan tepat melalui mekanisme pendataan serta pengolahan data yang cepat, maka Badan Kepegawaian Negara (BKN) melaunching aplikasi Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil secara Elektronik (e-PUPNS) melalui portal pupns.bkn.go.id. Dengan aplikasi tersebut, seorang PNS dapat memperbarui data kepegawaiannya agar mendapat pelayanan secara optimal dalam proses administrasi kepegawaian. Dengan e-PUPNS, akan terbentuk database kepegawaian yang sedikitnya memuat data riwayat hidup, pendidikan formal, jabatan dan kepangkatan, penghargaan, tanda jasa, atau tanda kehormatan, pengalaman berorganisasi, gaji, pendidikan dan latihan, daftar penilaian prestasi kerja, surat keputusan dan kompetensi. e-PUPNS akan dilaksanakan mulai 1 September hingga 31 Desember 2015.

Sesuai amanah UU Nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) dan Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 19 Tahun 2015 tentang Pedoman Pelaksanaan Pendataan Ulang Pegawai Negeri Sipil Secara Elektronik Tahun 2015 (e-PUPNS 2015), keberadaan e-PUPNS ditujukan untuk memperoleh data yang akurat, terpercaya, sebagai dasar kebutuhan dalam mengembangkan sistem informasi kepegawaian ASN yang mendukung pengelolaan manajemen ASN yang rasional sebagai sumber daya aparatur negara serta membangun kepedulian dan kepemilikan PNS terhadap data kepegawaiannya. Oleh karena itu, sanksi yang diterapkan bagi PNS yang tidak melakukan pemutakhiran datanya adalah data PNS tersebut akan dikeluarkan dari database kepegawaian nasional dan akibatnya pelayanan administrasi kepegawaian yang bersangkutan tidak akan diproses. 

Untuk memenuhi kewajiban tersebut, maka inspektur pemamparan prosedure pendaftaran e-PUPNS dan bersama-sama seluruh PNS Inspektorat Kabupaten Banjar melakukan proses regristasi untuk mendapatkan login ke e-PUPNS. Memang diperlukan kesabaran untuk bisa terkoneksi dengan portal e-PUPNS, pembatasan waktu regristasi dan pemutakhiran data oleh BKN terhadap PNS bisa dipastikan mendorong seluruh PNS baik di dalam maupun bertugas diluar negeri yang berjumlah lebih kurang 4,5 juta untuk mengakses portal tersebut dalam satu waktu. Akibatnya, dengan keterbatasan bandwith yang digunakan menyebabkan lambatnya untuk masuk ke portal e-PUPNS bahkan terputus sama sekali, hal inilah dialami oleh PNS di Inspektorat Kabupaten Banjar. 

Selanjutnya Inspektur menyampaikan bahwa setiap PNS dalam melakukan entri PUPNS harus registrasi terlebih dahulu sebagai otentifikasi PNS yang bersangkutan. Pada saat melakukan registrasi, PNS yang bersangkutan menggunakan Nomor Induk Pegawai (NIP) dan membuat kata sandi untuk mendapatkan nomor register. Nomor registrasi sebagai bukti registrasi/pendaftaran PUPNS disimpan dalam bentuk file elektronik (.pdf) atau dicetak dan digunakan sebagai alat kendali penyampaian berkas fisik ke Badan Kepegawaian Daerah (BKD) Kabupaten Banjar untuk dikonfirmasi oleh verifikator sebelum digunakan untuk login ke dalam sistem e-PUPNS. Nomor registrasi yang sudah dikonfirmasi oleh verifikator digunakan oleh PNS untuk login ke e-PUPNS ketika akan mengisi formulir. 

Formulir e-PUPNS terdiri dari Data Utama PNS; Data Posisi; Data Riwayat; Data untuk PNS Guru (hanya diisi oleh PNS Guru); Data untuk PNS Dokter (hanya diisi oleh PNS Dokter); dan Data Stakeholder, antara lain memuat bapertarum, BPJS Kesehatan, Kartu Pegawai Elektronik (KPE). Data tersebut dibuat sesuai dengan lampiran dalam Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara 19/2015. Dalam mengisi formulir, PNS harus memeriksa keakuratan dan kelengkapan data pada formulir ePUPNS, apabila data sudah akurat atau lengkap, PNS dapat langsung mengirim data untuk dilakukan proses verifikasi data. Apabila terdapat data yang tidak akurat atau tidak lengkap, PNS melakukan pemutakhiran data sesuai dengan keadaan sebenarnya dengan melampirkan dokumen pendukung dan menyampaikan kepada verifikator di Inspektorat Kabupaten Banjar. 

Setelah melakukan pemutakhiran, PNS mengirimkan data untuk dilakukan proses verifikasi data dan mencetak Profil PNS sebagai bukti bahwa yang bersangkutan telah melakukan pengisian formulir e-PUPNS, yang dibuat menurut contoh Lampiran Peraturan Kepala Badan Kepegawaian Negara. Selanjutnya dilakukan proses validasi data PNS secara interaktif oleh sistem e-PUPNS. PNS dapat memantau keseluruhan proses pemutakhiran data dan progress datanya masing-masing melalui sistem e-PUPNS. Namun sayangnya, gangguan akses ke portal e-PUPNS menjadi kendala bagi inspektur untuk memaparkan seluruh proses registrasi dan pengisian formulir secara langsung di hadapan para PNS di lingkungan Inspektorat Kabupaten Banjar.